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道阻且长 行则将至 ——疫情之下,AEO企业如何开展危机管理



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这是一个最好的时代,也是一个最坏的时代;

这是一个智慧的年代,这是一个愚蠢的年代;

这是一个信任的时期,这是一个怀疑的时期;

这是一个光明的季节,这是一个黑暗的季节;

这是希望之春,这是失望之冬;

人们面前应有尽有,人们面前一无所有;

人们正踏上天堂之路,人们正走向地狱之门。

——《双城记》狄更斯

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前言

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这一场意外的新型冠状病毒疫情,犹如一只黑天鹅,笼罩在这片我们热爱的大地上,不管是个人,还是大中小企业,每个人都需要重新审视我们的生活环境。

 

危机,就其本质而言,是事先无法预知的,这种非常难以预测、且不寻常的事件,一般称之为黑天鹅事件。黑天鹅存在于各个领域,无论金融市场、商业、经济还是个人生活,都逃不过它的控制。

 

它在意料之外,却又改变着一切。

 

而对于企业来说,危机管理如同业务发展一样重要。有很多企业对此并不重视,以为危机管理仅限于火灾、地震、台风等自然灾害,除了按规定进行日常的消防演练之外,很少有企业会涉及到公共安全的危机预案。

 

其实企业危机除了自然灾害,还包括事故灾难。前者主要指台风、暴雨、地震等天灾;后者主要包括火灾、水灾、暴力事件、人员伤亡、爆炸物威胁、危险品污染、社会治安隐患、企业信誉、公共事件危害以及可能造成较大负面影响的其他不安全事件。

 

海关对于企业是否建立起完善的危机管理流程还是非常重视的,并且在认证标准中一再提及,以确保海关监管货物和关务数据不受灾害的影响。

 

现在已经有很多企业开始复工了,那么,在疫情之下,AEO认证企业在进行危机管理时要注意些什么呢?结合AEO认证标准要求,我们来谈谈疫情管控之下怎么按认证标准要求开展危机管理。

1

危机管理,海关要求什么

AEO认证标准中要求,企业必须进行危机管理。AEO危机管理通常包括灾害或紧急安全事故等异常情况的报告、应急处置机制和对员工进行安全培训;除此之外,海关在组织机构设置、安全培训、海关业务培训、信息系统数据管理等标准中,也涉及到危机管理要求。

 

比如,在内部组织架构中要求由公司高级管理人员负责贸易安全,危机管理也包含在贸易安全中。

 

AEO认证企业必须对人员安全、进出口货物安全和业务信息安全高度重视,有足够的能力应对灾害,并在灾难之后能够迅速恢复到正常状态。  

2

建章立制,成立应急小组

从认证标准中可以看出,对企业的危机管理要点,首先,在公司组织架构中应明确危机管理责任部门(岗位)、工作职责;其次,有专门的规章制度界定各部门在公司危机管理中所发挥的作用,制定相应的报告流程;最后,由公司贸易安全负责人牵头,成立应急小组,小组成员包括安全保障部门、进出口业务关键环节上的部门负责人。

3

加强沟通,强化部门间协作

有效的危机管理是由不同部门充分配合组成的有机体系,如信息系统、沟通系统、指挥系统、决策系统、后勤保障、财物支持等。

 

企业危机管理是否有效,除了取决于危机管理体系本身,在很大程度上还取决于各部门工作是否健全和有效运作,任何一个部门工作环节的缺位失灵都有可能导致整个危机管理体系的失效。

 

墨菲定律告诉我们,如果有两种或以上选择,其中一种将导致灾难,则必定有人会作出这种选择。请谨记墨菲定律给我们的启迪,沟通时注意信息及时上传下达,确保在重大环节的沟通上不遗漏任何一个人、一个商业伙伴,特别是对于大型生产型企业来说。

4

数据安全,备份不可小觑

对于信息系统,不管是高级认证企业还是一般认证企业,都要求企业进出口业务数据要自海关结关之日起保存3年以上;同时,海关还要求这些业务数据要能够做到容灾备份。

 

有些企业除了在信息系统中存储业务数据以外,还会用移动硬盘定期拷贝业务数据,然后把移动硬盘存放在保管人员的柜子里。

 

这样做看起来是有做到数据备份了,也有专人保管,好像挺安全的;但是,这样其实并不符合数据安全要求。所谓数据安全,最重要的安全要求是备份数据要采取异地备份的形式,即备份介质存放地不能和办公场所在同一个地点。

 

建议有条件的企业可以采用服务器备份、云备份等,如果条件不成熟,也可以采用移动硬盘备份,但是不能存放在办公场所内,需要异地存放在安全场所内,以确保企业在遭到火灾、台风等灾难事件,不至于影响到异地备份的数据,可以很快通过在异地保存的数据迅速恢复生产。

 

可以说,数据安全=本地存储+异地备份。两个条件缺一不可。

5

应急预案,覆盖所有环节

在建立起应急组织机构后,制定应急管理的书面文件,明确应急管理要求;编写应急预案,应急预案应涵盖企业进出口活动全范围,能够有效降低对企业进出口活动的影响,并注意更新。

 

应急预案中很重要的一个环节是应急物资的准备。但这次的新型冠状病毒疫情属于黑天鹅事件,事先无法预知,应急物资如口罩、消毒水、温度探测仪、手套等大量缺货,企业无法事先准备。

 

在复工潮来临,员工大量涌入时,我们建议企业充分考虑以下几个问题:是否制定了相应的防护措施?如何通过各种渠道调集应急物资?如何保证员工上下班的健康安全?对办公区域、生产车间、仓库、食堂、员工宿舍等区域如何防护?货物交接环节上的保护措施如何?是否制定了防止群聚性交叉感染的安全防护措施?生产流程需不需要做调整以适应这次的防控要求?厂区内是否设置临时隔离区?发现疑似病例时如何做好防范工作等。

 

比如,这次新型冠状病毒疫情可怕之处在于可以人传人,所以对涉外企业来说,关键的一个环节是要防范交叉感染,如在货物交接环节,涉及运输公司驾驶员、接货人员、装卸人员等,是否有相应的检查机制和防控措施,以便最大程度保障员工的身体健康安全和货物安全。

 

还有,员工应如实告知放假期间的活动轨迹,企业在完整、及时记录员工返工前去向的基础上,有条件的重新梳理工作流程,尽量避免不必要的面对面接触;也可以采用在家办公、线上办公、轮流办公等灵活的措施,来预防交叉感染。

 

这些问题都需要企业决策人考虑清楚,制定对应措施,以维持正常的生产经营活动。

6

员工培训,落实培训效果

AEO认证标准要求企业要对员工进行危机安全培训,使员工了解并掌握应急注意事项和报告流程,特别是涉及到海关监管货物的异常情况向海关的报告流程。

 

大多数企业做的比较好的是消防安全的培训和消防演练,因为这个是消防部门的硬性要求。除此之外,对于公共事件的危机安全培训,相对来说就比较不足了。

 

建议企业在这次疫情的危机应对措施中,加强员工的安全意识、防控意识培训,让员工掌握危机管理知识,提高危机应急处理技能和面对危机的心理素质,从而提高整个企业的危机管理水平能力。

 

特别要提醒的是,海关针对这次新型冠状病毒疫情出台了许多新政策,如海关总署公告2020年第21号(关于临时延长加工贸易手(账)册核销期限和有关注册登记备案事宜的公告)、海关总署公告2020年第18号(关于临时延长汇总征税缴款期限和有关滞纳金、滞报金事宜的公告)等,这些都和企业进出口业务密切相关,企业要及时收集并学习与自身业务相关的最新海关法律法规。

 

对于报关行等认证企业,AEO认证标准还要求定期对客户进行海关法律法规、海关业务知识的培训,可以通过发送邮件、微信、QQ等方式,把最新的海关政策向客户进行培训。

7

记录资料,保管要及时

最后,在所有实施危机管理工作中,企业要注意保存危机管理工作中的相关记录,如会议纪要、签到表、现场照片、视频、检查表单、应急报告等记录资料,及时整理归档,做好档案留存工作。

 

这不仅有利于企业今后对危机管理工作进行总结,也是海关AEO认证标准中有关单证保管的要求。

 

请相信,海关在下次重新认证时会对这次疫情的危机管理工作如何开展很感兴趣。

8

信息公开,不过度承诺

危机具有突发性和不可预期性。

 

对于外贸企业和报关行、物流企业等服务型企业来说,还需要注意公司信誉受突发事件的影响,要及时把影响的后果告知客户。

 

在告知之前,建议企业的决策者先和律师等专业人士沟通,评估受事件影响而延误业务交货的后果,如合同延误、违约情况等。有很多信息是有局限性和不准确的,违约的情况和后果也不能一概而论。

 

建议企业决策者在告知客户时,应同时告诉客户事情不会像预期的那么顺利,并且在告知的过程中,要保持谨慎,不轻易承诺,否则会使承诺失去可信度。

9

没有一个春天不会到来

面对这次来势凶猛的疫情,我们力所能及的事情,就是按照政府部署,面对疫情,主动做好防控,包括戴口罩、建立每日温度检测制度、隔离及排查返厦人员、定期消毒工作场所,从复工后员工进出和住宿、食堂用餐、卫生消毒等方面形成明文规范,在抓好防控工作的前提下有序复产复工,守望相助,同舟共济,共度难关。

 

最后,友情提示,世礼所在福建省实施重大突发公共卫生事件一级响应措施期间,与跨境供应链相关的供应链团队、海关团队和国际业务团队均派出团队负责人和业务骨干,免费为企业提供与跨境供应链相关生产、贸易、航运、仓储、保险、金融、结算和关务等业务的法律咨询服务。

 

这是失望之冬,这是希望之春。

 

加油,我的国!

林青萍 执笔